Voorbeelden van E-Discovery in een ...
Fraudeonderzoek
Uit recent onderzoek blijkt dat één op de zes bedrijven in Nederland slachtoffer is van fraude. Maar liefst drie kwart van deze fraudes zijn gepleegd door een eigen medewerker. In die gevallen is het extra moeilijk om fraude te voorkomen en is het des te belangrijker om achteraf voldoende bewijs te kunnen vinden om de totale omvang en toedracht van de schade vast te kunnen stellen. Digitale informatie blijkt steeds vaker onmisbaar bij het verzamelen van bewijsmateriaal om tot ontslag, terugvordering of vervolging over te kunnen gegaan.
Mededingingsonderzoek
Zowel in Nederland als in de Europese Gemeenschap zijn de toezichthouders op mededingswet zeer actief. In essentie stelt deze wet dat het verboden is voor bedrijven om prijsafspraken te maken waardoor de prijs van producten voor hun klanten kunstmatig hoog wordt gehouden. Concurrentie is noodzakelijk om een eerlijke prijs te bewerkstelligen. Bedrijven die deze wet overtreden, worden aangemoedigd om zich vrijwillig aan te geven en informatie te verstrekken over de andere bedrijven waarmee prijsafpraken gemaakt zijn. Het verzamelen, verwerken en filteren van elektronisch bewijs is is in eerste instantie belangrijk voor het bedrijf dat zich aangeeft maar in tweede instantie ook voor de bedrijven die door de toezichthouder bezocht worden met het doel om specifieke bedrijfsinformatie (waaronder emails) mee te nemen.
Rechtszaak
Nederlandse bedrijven die zaken doen met klanten of leveranciers in de VS of de UK, kunnen verwikkeld raken in een rechtszaak waarbij partijen het recht hebben om mogelijk relevante informatie op te vragen. Dit proces heet ook wel pre-trial discovery en is bedoeld om vooraf alle relevante informatie boven water te krijgen en eventueel het conflict op te lossen voordat het bij de rechter komt. Sinds december 2006 zijn de zogenaamde Federal Rules of Civil Procedure (FRCP) van de VS aangepast en is het partijen niet toegestaan om elektronische informatie achter te houden tenzij daar gegronde redenen voor zijn. Er zijn inmiddels talloze voorbeelden van rechtszaken die verloren zijn omdat de partijen bewijsmateriaal niet meer konden vinden of niet op tijd beschikbaar konden stellen.
Faillissement
Bij een faillissement krijgt een curator de opdracht van een rechter om in het belang van de schuldeisers de boedel te liquideren. In de praktijk betekent dit dat de curator bewindvoerder wordt van een bedrijf terwijl medewerkers al vertrokken zijn of op het punt staan om ontslagen worden. Het financiële systeem, de digitale archieven en de email zijn in dat geval nog de enige bron van informatie om te achterhalen welke waarde de onderneming nog heeft, om eventuele claims van derden te kunnen weerleggen of om zelf een onderzoek in te kunnen stellen naar bewijzen voor fraude of onbehoorlijk bestuur. Ook kan E-Discovery in deze omstandigheden ingezet worden om informatie betrouwbaar en bruikbaar veilig te stellen teneinde dure onderhoudscontracten voor software en hardware te beëindigen en computersystemen te verkopen.
Onderzoek naar corruptie
In internationaal verband is er veel aandacht voor integriteit. Bedrijven met een beursnotering in de VS en sinds kort ook bedrijven met activiteiten in de UK hebben respectievelijk te maken met de Federal Corrupt Practices Act (FCPA) en de UK Anti Bribery Law. Ook bedrijven die in Nederland en in andere Europese landen zijn gevestigd, mogen de komende jaren rekenen op meer aandacht van de overheid bij het vervolgen van omkopingsdelicten. Toezichthouders krijgen aanwijzingen en verzoeken bedrijven vervolgens om inzage te geven in e-mails en in de financiële administratie om te onderzoeken of er inderdaad sprake is van omkoping. De boetes die worden opgelegd kunnen net als bij de mededingonderzoeken oplopen tot miljoenen euro’s.