Oplossingen
Een goede oplossing (software met een best practice) draagt in hoge mate bij aan het succes van een E-Discovery project. De perfecte E-Discovery oplossing bestaat niet. Niet alleen in de VS maar ook in Austrlalië en Europa zijn de laatste jaren veel nieuwe oplossingen geïntroduceerd. Daarbij komt dat een E-Discovery project veel verschillende facetten kent die om verschillende benaderingen vragen. Zowel bij de opslag, verwerking, review en intelligente analyse van gegevens is een kosten-baten analyse nodig waarin omvang, complexiteit, beschikbare tijd en budget tegen elkaar afgewogen worden.
Early Case Assessment
Identificatie van relevante informatie in het begin van een E-Discovery project is een belangrijk moment. Te vaak wordt onder tijdsdruk besloten om beter teveel dan te weinig data te gaan verwerken terwijl achteraf blijkt dat dit niet nodig was geweest. Welliswaar biedt de verwerking nog gelegenheid om data weg te laten maar de collectie, het kopiëren en de eerste verwerkingsslag kosten in dat geval onevenredig veel tijd. In dit soort situaties loont het de moeite om een Early Case Assessment tool in te zetten. Dit is een tool die de beschikbare informatie op een vereenvoudigde manier ontsluit zodat in hoofdlijnen bepaald kan worden wat wel en wat niet relevant is en of er wellicht nog belangrijke bronnen ontbreken alvorens het E-Discovery verwerkingsproces in te gaan.
Verwerking
De verwerking van digitale gegevens in een E-Discovery project is redelijk overzichtelijk. Toch zijn er veel verschillende oplossingen te koop en de ervaring leert dat er geen perfecte oplossing is voor alle projecten. Om hoeveel informatie gaat het, wat voor bestandsformaten moeten verwerkt worden, moeten er dubbelen verwijderd worden, moet gefiltered worden en zo ja op welke manier en hoe snel moet de informatie gereed zijn voor review? Wat is voor u de beste oplossing om data volledige en op tijd te verwerken met het gewenste resultaat?
Review
De review van verwerkte documenten en emails is in veel gevallen het kostbaarste onderdeel van een E-Discovery project. Een ervaren reviewer kan ca. 500 berichten per dag reviewen met een professionele review oplossing. Voor kleine reviews waarbij een paar honderd documenten gereviewed moeten worden, is een eenvoudige oplossing voldoende. Maar een review van 10,000 berichten door één persoon kost 20 dagen en het is niet uitgesloten dat het om een veelvoud aan berichten gaat, soms zelfs honderdduizenden. Voor dat soort reviews is een systeem waarbij meerdere reviewers tegelijkertijd kunnen reviewen onmisbaar. Dergelijke oplossingen zijn kostbaar en succes is zeker niet gegarandeerd. Zonder goede structuur loopt u het risico dat een heel team van reviewers dubbel werk zit te doen of niet consistent.
Opslag
De manier waarop digitale gegevens worden opgeslagen in een E-Discovery project, blijkt in de praktijk bepalend te zijn voor de verwerkingssnelheid en de hoeveelheid handmatig werk die nodig is. Bij éénmalige projecten van beperkte omvang is het goed mogelijk om met externe disken te werken. Maar bij grotere projecten waar vanaf verschillende werkplekken op dezelfde data wordt gewerkt, is het al snel de moeite waard om de data op een fileserver of SAN op te slaan. De investeringen die nodig zijn voor een SAN met bijvoorbeeld 10 of 20 Tb effectieve opslagruimte lopen in de tienduizenden tot honderduizenden euro’s. Met kennis van de E-Discovery processen is het mogelijk om op de configuratie van het SAN te besparen doordat niet iedere stap in het proces super snelle storage nodig heeft.
Analyse
E-Discovery is in essentie gericht op het ontdekken van relevante informatie. Traditioneel wordt in de review fase getracht met menselijke onderzoekers de juiste informatie te selecteren. Met de alsmaar groeiende stroom informatie en toenemende diversiteit is dit in veel gevallen of onbetaalbaar of niet haalbaar binnen de beschikbare tijd. Henseler Forensics combineert kennis op het gebied van patroonherkenning en data forensics om nieuwe verbanden te leggen tussen bijvoorbeeld emailberichten, fakturen en de financiële administratie. Hiermee is het mogelijk om gegevens te prioriteren waardoor onderzoekers gericht aan het werk kunnen, er meer inzicht is in de werkzaamheden, de voortgang en tussentijdse resultaten van het onderzoek.